U pravilu se uz Office Fax uslugu dodjeljuje novi faks broj, međutim usluga omogućuje i zadržavanje postojećeg faks broja. Telefonski broj koji koristite za klasičnu faks uslugu može se zamijeniti brojem dodijeljenim s Office Fax uslugom te na taj način napraviti jednostavnu migraciju usluge bez dodatnih aktivnosti oko obavještavanja vaših poslovnih partnera o promjeni faks usluge.

Kako bi koristili Office Fax uslugu ne morate ispunjavati nikakve posebne preduvjete. Dovoljno je imati aktivan e-mail račun i pristup Internetu. Uslugu možete koristiti pomoću bilo kojeg e-mail računa, pomoću bilo kojeg e-mail klijenta (Outlook, Eudora ili webmail kao npr. Gmail) te preko bilo koje internet veze poput DialUp, ADSL ili mobilne internet veze.

Usluga je dostupna na svakom mjestu gdje imate pristup vašem e-mail računu pa tako i na putu. Ako koristite npr. pristup internetu putem mobilne ili WLAN mreže možete pogledati neku važnu faks poruku i kada niste u uredu pored svojeg klasičnog faks uređaja. Svoje faks poruke možete provjeriti i preko mobilnog uređaja. Usluga je dostupna 24 sata, sedam dana u tjednu, cijele godine. S Office Fax uslugom ne morate se brinuti imate li dovoljno papira ili tonera u faks uređaju, je li telefonska linija ispravna ili zauzeta ili čekati uz faks uređaj kako bi primili faks poruku.

Ako šaljete istu faks poruku na više različitih odredišta dovoljno je poslati jednu e-mail poruku na sva ta odredišta. U odnosu na slanje takvog dopisa putem klasičnog faks uređaja uštedili ste puno vremena. Office Fax je idealna usluga za tvrtke koje primaju puno faks poruka. Usluga pruža mogućnost primanja više faks poruka istovremeno, a korisnici koji vama šalju faks poruke uvijek dobiju signal slobodne linije.

Administracijski portal vam omogućuje promjene postavki kako bi uslugu prilagodili svojim potrebama. Tako npr. možete dodavati i mijenjati e-mail adrese koje su ovlaštene za korištenje usluge te odrediti smiju li se samo slati ili samo primati faks poruke ili oboje. Nadalje, možete odrediti želite li primati faks poruke u .pdf ili tiff formatu ili odrediti koje faks poruke se trebaju arhivirati ako imate više Office Fax brojeva.

Troškovi Office Fax usluge su mjesečna naknada i ostvareni promet. Naplaćuje se samo slanje faks poruka i to vrijeme koje je potrebno da se faks poruka pošalje – isto kao i kod klasične faks usluge. Za razliku od klasične faks usluge s Office Fax uslugom nema troška faks uređaja, troškova održavanja i potrošnog materijala.

Office Fax usluga omogućuje potpunu diskreciju primatelju i pošiljatelju faks poruka. Primljenu faks poruku će vidjeti samo onaj kome je namijenjena jer nema papirnatog dokumenta koji bi bio vidljiv i dostupan svakome tko prođe kraj faks uređaja.